Le télésecrétariat est apparu ces dernières années. Entre une tonne de paperasse qui s’accumule et moins de temps à y consacrer, de nombreux chefs d’entreprise se tournent vers le travail de secrétariat à distance. La crise sanitaire a encore renforcé ce besoin. Professionnel de santé, artisan ou commerçant? Quel que soit votre domaine d’activité, le secrétariat à distance reste une solution avantageuse.
Qu’est-ce que le secrétariat à distance ?
Le télésecrétariat consiste à proposer des services de secrétariat à distance pour une entreprise. Il peut s’agir d’un cabinet médical, d’un e-commerce ou de tout autre domaine. Selon le type d’activité de votre client, la secrétaire à distance se charge des tâches administratives, comptables, juridiques, commerciales et médicales.
Comment fonctionne le secrétariat à distance?
Si vous choisissez d’externaliser votre travail de secrétariat, vous avez deux options. Vous pouvez faire appel à une agence de secrétariat à distance comme celle que l’on trouve sur ab-services. com et ils vous guideront dans votre découverte du secrétariat à distance. Il est également possible d’opter pour un centre d’appel qui propose des services de secrétariat à distance, dans certains secteurs comme le milieu médical.
Dans tous les cas, vous bénéficierez de l’expertise d’une secrétaire à distance formée pour le métier.
Quels sont les services offerts par un télésecrétaire?
Pour répondre à toutes les demandes, les télésecrétaires proposent une large gamme de services.
la hotline
Une entreprise doit fournir une ligne directe afin de ne pas manquer un appel d’un client potentiel. La secrétaire à distance est responsable de la réception et de la gestion des appels en son nom. Il vous accompagne également dans la préparation de votre agenda, en veillant à ce que vous notiez tous vos rendez-vous.
Les cabinets médicaux, notamment, utilisent une ligne directe pour exercer leurs activités. Surtout, cela leur permet de créer des liens avec leurs patients et leurs clients. Si le cabinet manque de personnel ou si le médecin gère seul son cabinet, vous devez sous-traiter le service téléphonique.
Procédures administratives
Le secrétariat est en charge de toutes les démarches administratives de votre entreprise. Déclarez vos revenus, renouvelez vos pièces d’identité, envoyez vos dossiers papier ou en ligne…
Actuellement, la dématérialisation facilite la gestion de nombreuses démarches administratives. Cependant, il existe encore des procédures qui nécessitent la présentation de dossiers papier à l’administration. Tout cela nécessite une connaissance de la législation et des réglementations administratives.
gestion du courrier
La gestion du courrier nécessite le traitement quotidien d’un grand volume de courrier. Il faut les classer, les classer, rédiger les réponses… Toutes ces tâches peuvent prendre beaucoup de temps. Le secrétariat à distance s’occupe de votre courrier entrant et sortant, vous garantissant ainsi une bonne organisation administrative.
Saisie des données
Le secrétariat est chargé de saisir vos données. La saisie des données peut se faire manuellement ou automatiquement, sur papier ou sur ordinateur. Vous recevrez des documents prêts à l’emploi contenant toutes les données importantes.
Pourquoi faire appel aux services d’un secrétariat à distance?
Le gain de temps est sans aucun doute la principale raison d’embaucher une secrétaire à distance. Il s’occupe de toutes les tâches administratives chronophages de votre cabinet médical ou de votre entreprise. Plus important encore, elle peut se concentrer pleinement sur son travail sans être submergée par de nombreuses tâches administratives. Le service est flexible avec des tarifs non fixes. De plus, vous bénéficiez d’un service sur mesure qui s’adapte parfaitement à vos besoins.