Les chefs de projet et les managers sont de plus en plus exposés au multitâche. Cette dernière se traduit par le fait de devoir gérer plusieurs projets en même temps. Lorsqu’il s’agit de travailler sur un projet unique, il semble facile de prioriser, de planifier et de gérer les équipes ou le calendrier. D’un autre côté, assurer le contrôle de plusieurs projets n’est pas facile. Cela nécessite notamment une prise de décision rapide. Pour vous aider, voici des méthodes efficaces pour rationaliser la gestion de plusieurs projets.
Définir les objectifs, les plans et les processus dès le début des projets
Lorsque la gestion de projet ne suit pas le même processus de planification, elle a tendance à être gérée différemment. En conséquence, vous constatez des livrables incohérents, une perte de temps à chaque fois que vous configurez des processus et le risque d’informations manquantes.
Pour optimiser la gestion de plusieurs projets, il est nécessaire de définir le plan, le processus et les responsabilités de chaque équipe dès le départ. Vous devez définir chaque objectif plus précisément et désigner les responsables de chaque étape. Assurez-vous également de trouver du temps pour les commentaires et l’approbation, pour mettre à jour votre équipe et recueillir des informations importantes.
Ensuite, vous devez clarifier les processus et les responsabilités au niveau de votre programme. Le logiciel PPM vous aidera à définir des objectifs d’équipe et à travailler sur des problèmes pour les atteindre. D’autre part, les objectifs du projet permettent aux équipes d’atteindre leurs propres objectifs.
Comment choisir un bon outil PPM pour gérer ses projets?
Un outil PPM ou Project Portfolio Management est un logiciel qui permet aux chefs de projet de gérer les projets étape par étape. Considérez les ressources et les effets secondaires potentiels de l’entreprise. Pour choisir le bon outil PPM, vous devez prendre en compte quelques critères. Vous trouverez par exemple sur cette page un puissant outil PPM pour gérer votre portefeuille de projets.
Gérer un portefeuille de projets avec un logiciel
En plus de vous aider à gérer des projets, l’outil PPM doit vous permettre d’évaluer et d’optimiser votre portefeuille de projets. Par conséquent, il devrait vous aider à anticiper les besoins en matière de gestion de portefeuille.
Optimiser les ressources
Pour mener à bien un projet il est primordial d’optimiser les ressources et de bien gérer ses charges. Par conséquent, le bon outil PPM devrait vous aider à gérer les affectations et les paramètres. Il doit vous permettre de suivre l’avancement de chaque acteur sur chaque projet.
Calculer les risques du projet
Il est essentiel de choisir un outil PPM qui vous aide à analyser et à suivre les risques de chaque étape d’un projet. En effet, le renforcement du suivi est une mesure essentielle pour la gestion des projets, surtout à l’heure actuelle.
Choisissez un outil qui offre un reporting complet
Optez pour un outil PPM qui produit des rapports automatiques faciles à comprendre et évolutifs. Cette fonctionnalité incontournable vous fait gagner du temps dans la gestion de vos projets. Vous serez en mesure d’informer rapidement la haute direction de l’avancement des activités. Cela vous facilitera également la tâche lorsque vous devrez présenter votre projet à des partenaires ou à des investisseurs.
Prioriser les tâches utiles pour vos objectifs
Quand on commence à avoir de nombreux projets à gérer, il devient vite difficile de choisir le ou les projets à traiter en priorité. Bien qu’il semble souhaitable de gérer les projets les plus faciles en premier, nous préconisons un ordre de priorité qui tient compte de l’influence des projets sur les objectifs de l’entreprise. En fait, établir des priorités stratégiques est essentiel.
Supposons que votre équipe travaille sur 4 lancements de produits en même temps. Ces derniers présentent des similitudes, tant en termes d’effort à produire, qu’en termes de quantité de travail. Cependant, l’un d’entre eux est plus susceptible d’attirer de nouveaux clients, tandis qu’un autre produit aura plus d’effet sur la fidélisation et la satisfaction de la clientèle. Dans ce cas, il est nécessaire de mobiliser tout le personnel nécessaire pour le deuxième produit, car la valeur à vie du client reste la priorité absolue de l’entreprise.
N’hésitez pas à vous former au métier de chef de projet digital pour être véritablement capable de mener à bien plusieurs projets en même temps.
Ajuster les calendriers du projet
Des dates de début de projet mal coordonnées risquent de surcharger les employés et de bloquer certaines tâches. Des projets pourraient même dégénérer et prendre du retard. Pour éviter de tels inconvénients, vous devez planifier et coordonner le travail de chaque équipe en considérant le programme dans son ensemble. C’est pourquoi nous vous conseillons :
– des dates de début décalées et des échéances similaires (cela vous évitera de boucler les jalons de plusieurs projets en même temps), – de tenir compte de l’interdépendance des projets, – de regrouper des tâches similaires que vous devez réaliser pour différents projets.
Vous devez vous assurer de les terminer à temps pour faire avancer tous les projets. Un bon timing est donc un élément crucial pour réussir à gérer plusieurs projets en même temps et optimiser la productivité de votre équipe.
