Si vous souhaitez déplacer vos fichiers, plusieurs solutions s’offrent à vous. L’externalisation en est une. Elle consiste à conclure une entente avec un fournisseur de services pour transférer tout ou partie d’une organisation ou d’un service à un endroit éloigné. L’objectif de cette démarche est de réduire les coûts de gestion et d’augmenter la compétitivité de l’entreprise.
Des opportunités à saisir?
L’externalisation de dossiers devient un véritable atout pour les entreprises qui souhaitent confier leurs dossiers à des fins économiques et pratiques. En effet, le manque de temps, de personnel et d’espace ne doit plus être vu comme une contrainte insurmontable, mais comme une opportunité de changement et de restructuration qu’il faut saisir. Penser à externaliser ses archives, c’est aussi et surtout mettre en place une nouvelle stratégie de gestion des archives plus centrée sur les vraies problématiques à traiter.Le fait de stocker une partie ou la totalité des dossiers, par exemple, libère de l’espace qui pourra ensuite être réutilisé dans un nouvel espace de bureau pour le bon fonctionnement de l’entreprise et le développement de son activité et de sa productivité.
Dans ce contexte d’optimisation de la rentabilité, il est fortement recommandé de s’adresser à une société spécialisée dans les dossiers d’externalisation, comme le cabinet expert du dossier physique Arcalys. Sa spécialisation et son expérience de terrain accompagnent les chefs d’entreprises publiques ou privées dans leurs démarches de réorganisation efficace de leurs installations.
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Voir l’entrepôt de la société d’archives Arcalys, entièrement dédié aux archives.
Quels sont vos besoins?
Le choix d’un prestataire externe spécialisé dans la gestion de dossiers et l’infogérance dépendra essentiellement de la nature et de l’étendue de vos besoins.Il est indispensable que vous les évaluiez afin de bénéficier pleinement des prestations de prise en charge du fonds d’archives confié à la société d’archives externe choisie. Sachant que cet accompagnement nécessite, pour être efficace et complet, la mise en place de solutions globales et la mise à disposition de moyens techniques adéquats et personnalisés.
Quels sont les avantages de l’externalisation des dossiers?
L’externalisation est une alternative efficace pour un coût de gestion avantageux, il serait dommage de ne pas en profiter. Surtout si vous souhaitez déménager et que le transfert de fichiers sensibles et confidentiels reste une mission délicate à gérer. Un déclarant externe compétent vous garantit :
Accompagnement en amont de votre déménagement, avec la préparation matérielle de vos dossiers, ainsi que leur suivi (classement, élimination, classement, conditionnement de vos dossiers) Protection de tous vos documents de classement à externaliser dans un local adapté dédié à leur coffre-fort stockage (incendie, intrusion, vol, dégradation…) Facilité d’accès à tous vos documents archivés Protection renforcée de la confidentialité des archives par la création d’accès et d’habilitations individuels et sécurisés
L’efficacité d’une politique d’externalisation dépend en grande partie du choix du prestataire, qui doit donc être compétent et adapté à votre type d’organisation, ainsi que de votre gestion de dossier existante. Une réflexion et une organisation sont nécessaires pour être en mesure de répondre pleinement à toutes les exigences des clients et aux problèmes de gestion de fichiers qui en résultent.
