Gérez simplement vos notes de frais avec Expensya!
Expensya est une application simple d’utilisation qui centralise la gestion des notes de frais en quelques clics.
Ses nombreuses options lui permettent de s’adapter à toutes les fonctions de l’entreprise : Expensya peut être utilisé très facilement par les collaborateurs ; la solution est adaptée aux comptables, chefs de projet, managers, auditeurs, etc.
Gestion des notes de frais.
Lorsqu’un salarié engage des dépenses pour le compte de l’entreprise, celles-ci doivent être saisies selon des critères bien précis ; en cas de contrôle Urssaf, les comptables doivent présenter les pièces justificatives du remboursement effectué au salarié.
L’application de notes de frais Expensya simplifie grandement le suivi comptable.
Les dépenses engagées dans ce cadre, appelées notes de frais, peuvent être classées en différentes parties. On distingue notamment :
– Frais de restauration : si les salariés doivent prendre leurs repas hors de chez eux, ils peuvent être remboursés jusqu’à 17,5 €/repas. Le compte 6256 (hors taxes) et le compte 44566 (TVA) sont débités hors taxes ; Le compte 401 est payé en contrepartie. – Les dépenses de représentation sont déclenchées lorsque les salariés, poussés par leurs fonctions à rencontrer de nombreux clients et fournisseurs, doivent régulièrement effectuer des dépenses dans ce cadre : repas avec des clients, parking payant, etc.
Veuillez noter que l’entreprise n’a pas à payer de cotisations sociales sur ce montant et que ces frais ne sont pas imposables.
– Frais de déplacement : attention, ces frais ne comprennent pas les déplacements domicile/travail mais les déplacements effectués dans le cadre d’une mission : par exemple, les déplacements des commerciaux. – Les frais de déplacement « simples » (train, métro, billets d’avion, taxi)… doivent être imputés sur le compte 6251 (« déplacements et déplacements ») et versés sur le compte 512. – Frais de déplacement avec repas, hôtel… sont regroupés en un seul compte : c’est le compte 6256 qui est débité (« mission »), et le compte 512 qui est crédité. – Frais de stationnement : peuvent être imputés au compte 6251 (frais de transport) s’il s’agit d’un déplacement temporaire. S’il s’agit de la location ordinaire d’une place de parking, celle-ci sera imputée au compte 6135.
Expensya, un outil pour simplifier les notes de frais
Expensya est un outil indispensable pour simplifier la gestion des notes de frais quotidiennes :
Ses trois fonctions principales apportent un véritable accompagnement à tous les niveaux de l’entreprise.
– Fichier à valeur probante : toute note de frais incluse dans Expensya a valeur probante ; en cas de contrôle URSSAF, les documents scannés dans l’application font office de notes de frais. – Reconnaissance automatique des factures : le système d’intelligence artificielle de l’application permet de saisir les factures en extrayant les données les plus pertinentes. – L’application accessible partout : le cloud permet d’accéder à l’application d’un simple clic depuis n’importe quel téléphone mobile ou ordinateur. Une solution simple pour éviter la multiplication des documents papier et gérer à temps vos notes de frais.
